011. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Verantwortlicher für die eigenen Verarbeitungen ist:
AEGIS-SECURITAS
vertreten durch Udo Neidhart
Hansaring 7
63843 Niedernberg
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Soweit Unternehmenskunden AEGIS OS zur Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Kunden, Beschäftigten oder Partner einsetzen, ist regelmäßig der jeweilige Unternehmenskunde Verantwortlicher und AEGIS-SECURITAS Auftragsverarbeiter. In diesen Fällen richten betroffene Personen ihre fachlichen Anliegen grundsätzlich an das jeweilige Unternehmen.
022. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung und Absicherung unserer Webseiten und Plattform, zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen, zur Kontoverwaltung, zur Kommunikation, zur Zahlungsabwicklung, zum Support, zur Missbrauchs- und Betrugsprävention, zur Fehleranalyse sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und Vertragsanbahnung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für rechtliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Betrieb, Sicherheit, Abwehr von Missbrauch und angemessene Produktverbesserung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich und erteilt wurde.
033. Technische Bereitstellung, Hosting und Protokolldaten
Bei der Nutzung werden technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Ressource, Geräte- und Browserinformationen, Authentifizierungs- und Sicherheitsereignisse sowie Fehlermeldungen. Dies dient der Auslieferung, Stabilität, Fehlerbehebung und Abwehr unberechtigter Zugriffe.
AEGIS OS wird auf einer selbst gehosteten Server- und Container-Infrastruktur betrieben. Ergänzend setzen wir vertraglich gebundene technische Dienstleister ein, soweit dies für Hosting, Netzwerkbetrieb, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung, Identität oder ausdrücklich aktivierte Integrationen erforderlich ist. Eine ausschließlich deutsche oder ausschließlich europäische Verarbeitung wird nur zugesagt, wenn dies im konkreten Vertrag ausdrücklich vereinbart und technisch bestätigt ist.
044. Lokale Speicherung und Cookies
Die Anwendung verwendet derzeit technisch erforderliche lokale Speichermechanismen und Sitzungsinformationen, etwa für Anmeldung, Sicherheitsstatus, Sprache, Darstellung, Mandantenzuordnung und vom Nutzer ausdrücklich gewählte Einstellungen. Solche Zugriffe sind erforderlich, um den angeforderten digitalen Dienst bereitzustellen.
Nicht erforderliche Analyse-, Marketing- oder Profiling-Technologien werden nicht ohne vorherige wirksame Einwilligung aktiviert. Sollte sich dies ändern, wird eine entsprechende Einwilligungsverwaltung vorgeschaltet und diese Erklärung aktualisiert.
055. Kontakt, Anfragen und Support
Bei Kontaktanfragen verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, Thema, Nachricht und technische Metadaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, Vertragsanbahnung und nachvollziehbaren Kommunikation. Supportinhalte können zur Fehleranalyse mit dem betroffenen Konto, Mandanten und technischen Diagnoseinformationen verknüpft werden.
066. Registrierung, Konten und Authentifizierung
Für Registrierung und Kontonutzung verarbeiten wir Identitäts-, Kontakt-, Unternehmens-, Rollen-, Berechtigungs- und Sicherheitsdaten. Passwörter werden über die eingesetzte Authentifizierungsinfrastruktur verarbeitet. Bei freiwilliger Nutzung einer Anmeldung über Google oder andere Identitätsanbieter erhalten wir die vom Anbieter freigegebenen Konto- und Identitätsdaten. Für die Verarbeitung beim Identitätsanbieter gelten zusätzlich dessen Datenschutzinformationen.
077. AEGIS OS, Mandantendaten und Auftragsverarbeitung
Unternehmenskunden bestimmen grundsätzlich Zwecke und Inhalte ihrer fachlichen Datenverarbeitung in AEGIS OS. Dazu können Kunden-, Beschäftigten-, Termin-, Dokument-, Projekt-, Rechnungs-, Kommunikations- und Prozessdaten gehören. AEGIS-SECURITAS verarbeitet diese Daten zur Erbringung der beauftragten Plattformleistung, zur Datensicherung, zum Support und nach dokumentierten Weisungen.
Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist unter /avv abrufbar und wird Bestandteil des Kundenvertrages, soweit eine Verarbeitung im Auftrag vorliegt. Mandantentrennung, Rollen, Auditinformationen und Export- beziehungsweise Löschfunktionen unterstützen den Kunden bei seinen Pflichten, ersetzen aber nicht dessen eigene Rechtsgrundlage und Datenschutzorganisation.
088. Datei-Uploads und Dokumentverarbeitung
Hochgeladene Dateien können gespeichert, technisch analysiert, strukturiert, extrahiert oder für freigegebene Plattformfunktionen verarbeitet werden. Der hochladende Nutzer muss zur Verarbeitung berechtigt sein und darf keine Inhalte hochladen, deren Speicherung oder Weitergabe rechtswidrig ist. Sensible Daten sollten nur verarbeitet werden, wenn dies erforderlich, vertraglich abgedeckt und durch geeignete Berechtigungen geschützt ist.
099. KI-Funktionen
Bei Nutzung von KI-Funktionen können Eingaben, freigegebene Unternehmensdaten, Gesprächsverläufe und Dateiinhalte an die über die Plattform bereitgestellte KI-Verarbeitung übermittelt werden. Die Verarbeitung dient der angeforderten Analyse, Extraktion, Zusammenfassung, Empfehlung oder Texterstellung.
Nutzer werden kenntlich darauf hingewiesen, wenn sie mit einem KI-System interagieren. KI-Ausgaben können fehlerhaft sein und werden nicht als alleinige Grundlage für rechtlich oder vergleichbar erhebliche Entscheidungen verwendet. Soweit AEGIS-SECURITAS als Auftragsverarbeiter handelt, richtet sich die Nutzung nach der Weisung und Konfiguration des jeweiligen Unternehmenskunden.
1010. Terminbuchung, Kundenportale und öffentliche Formulare
Bei öffentlichen Buchungen, Portalen, Feedback-, Empfehlungs- und sonstigen Formularen werden die jeweils abgefragten Kontakt-, Termin-, Inhalts- und Nachweisdaten verarbeitet. Verantwortlicher für den fachlichen Zweck ist bei mandantenbezogenen Formularen regelmäßig das im Formular genannte Unternehmen. AEGIS-SECURITAS stellt die technische Plattform im Auftrag bereit. Pflichtangaben werden auf das für den jeweiligen Vorgang erforderliche Maß begrenzt.
1111. Zahlungsabwicklung über Stripe
Für kostenpflichtige Abonnements und optional für Zahlungen von Endkunden wird Stripe eingesetzt. Dabei werden Vertrags-, Transaktions-, Zahlungs-, Geräte- und Betrugspräventionsdaten an Stripe übermittelt. Stripe verarbeitet einen Teil der Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Zahlungsdaten werden nicht vollständig in AEGIS OS gespeichert. Rechtsgrundlagen sind Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten und Betrugsprävention.
1212. Transaktionale E-Mails über Resend
Für Konto-, Einladungs-, Buchungs-, Support- und sonstige transaktionale Nachrichten kann Resend eingesetzt werden. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Zustellstatus und technische Versanddaten verarbeitet. Der Versand erfolgt zur Vertragsdurchführung, auf dokumentierte Weisung eines Unternehmenskunden oder aufgrund berechtigter Kommunikations- und Sicherheitsinteressen.
1313. Optionale Integrationen
Nutzer können freiwillig Drittanbieter wie Google Workspace, Microsoft 365, Slack, HubSpot, Stripe oder weitere Dienste verbinden. Erst nach ausdrücklicher Autorisierung werden die hierfür erforderlichen Zugriffstoken und ausgewählten Daten verarbeitet. Umfang und Zweck ergeben sich aus der jeweiligen Integrationsanzeige. Verbindungen können widerrufen werden; beim Drittanbieter können zusätzliche Daten fortbestehen, für die dessen Bedingungen gelten.
1414. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter
Daten erhalten nur Stellen, die sie für Betrieb, Vertrag, Support, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten benötigen. Dazu können Hosting- und Plattformanbieter, E-Mail-, Zahlungs-, Identitäts-, Speicher-, Support- und Integrationsdienstleister sowie fachlich befugte Mitarbeitende gehören. Dienstleister werden nach den gesetzlichen Anforderungen ausgewählt und vertraglich verpflichtet. Die aktuelle Übersicht wesentlicher Unterauftragsverarbeiter und optionaler Drittanbieter ist unter /unterauftragsverarbeiter abrufbar.
1515. Übermittlungen in Drittländer
Bei einzelnen Plattform-, Zahlungs-, E-Mail-, Identitäts-, Integrations- oder KI-Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht, stützen wir Übermittlungen insbesondere auf geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich. Informationen zu konkreten Empfängern können über den Datenschutzkontakt angefordert werden.
1616. Speicherdauer
Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, den Vertrag, Sicherheit, Nachweisführung oder gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist. Kontaktanfragen werden regelmäßig nach Abschluss und Wegfall von Aufbewahrungsinteressen gelöscht. Kontodaten bestehen grundsätzlich für die Vertragsdauer. Vertrags- und Abrechnungsunterlagen können entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Sicherungskopien werden im Rahmen planmäßiger Zyklen überschrieben.
1717. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.
Datenschutzanfragen können strukturiert über /datenschutz-anfrage eingereicht werden. Dort wird unmittelbar eine Vorgangsnummer erzeugt. Bei Daten, die ein Unternehmenskunde als Verantwortlicher verarbeitet, kann die Anfrage zur Identitäts- und Sachprüfung an diesen Kunden weitergeleitet werden.
1818. Automatisierte Entscheidungen
AEGIS-SECURITAS trifft im Rahmen der allgemeinen Plattformnutzung keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über betroffene Personen. KI- und Analysefunktionen liefern unterstützende Ergebnisse, die von berechtigten Nutzern geprüft werden müssen.
1919. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter verschlüsselte Übertragung, Berechtigungs- und Mandantenkonzepte, Protokollierung, Wiederherstellungs- und Sicherheitsmaßnahmen. Kein System kann absolute Sicherheit garantieren. Kunden müssen eigene Konten, Endgeräte, Berechtigungen und Exporte ebenfalls angemessen schützen.
2020. Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Für wesentliche Änderungen an laufenden Vertragsverarbeitungen informieren wir Kunden in angemessener Form. Die jeweils veröffentlichte Fassung trägt ein Aktualisierungsdatum.
21Newsletter
Für unseren AEGIS-SECURITAS Newsletter verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, den Wortlaut und die Version Ihrer Einwilligung sowie Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung. Erst nach Bestätigung per E-Mail erhalten Sie Newsletter zu AEGIS OS, IT, Software und Automatisierung. Der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink widerrufen. Danach wird Ihre E-Mail-Adresse aus der aktiven Newsletter-Liste entfernt; ein pseudonymisierter Status bleibt zur Vermeidung weiterer Sendungen bestehen. Für den E-Mail-Versand nutzen wir Resend. Bestehende Kundenkonten werden nicht automatisch für Newsletter angemeldet.
22Newsletter-Willkommensaktion
Wenn Sie die Business-Willkommensaktion nutzen, ordnen wir Ihre bestätigte Newsletter-Anmeldung Ihrem neuen AEGIS-OS-Konto zu. Zur Einlösung, Vermeidung mehrfacher Nutzung und Dokumentation Ihrer Zustimmung speichern wir die Aktionskennung, Konto- und Unternehmenszuordnung, den Einlösestatus sowie die vereinbarten Folgekosten und Zustimmungszeitpunkte. Die Aktivierung und spätere Abrechnung erfolgen über Stripe. Eine Newsletter-Abmeldung beendet keinen separat abgeschlossenen AEGIS-OS-Vertrag und entzieht keinen bereits bestätigten Willkommensvorteil.
